En quelques mots

La Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels s’applique aux documents détenus par un organisme public québécois dans l’exercice de ses fonctions, que leur conservation soit assurée par l’organisme public ou par un tiers. Elle s’applique quelle que soit la forme de ces documents : écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre.

icones_exclamation.png  Les organismes à but non lucratif ou les organismes de bienfaisance ne sont pas des organismes publics, même s’ils exécutent des mandats en sous-traitance pour une municipalité. Ainsi, la présente loi ne s’applique pas pour eux. Veuillez vous référer à la fiche Protection renseignements personnels - secteur privé.

Ce que dit la Loi

Puisque l’organisme est public, toute personne qui en fait la demande a un droit d’accès aux documents. La personne peut venir consulter sur place un document gratuitement. Pour être valide, la demande doit être claire, précise et réaliste. Certains frais, n’excédant pas le coût de la transcription, de la reproduction ou de la transmission, peuvent être exigés. (Articles 9, 10, 11 et 42)

Exceptions

L’accès à certains types de documents peut être refusé dans les cas suivants:

  • documents protégés par le secret professionnel,
  • renseignements personnels confidentiels,
  • opinions juridiques, etc. 

Les renseignements personnels sont confidentiels sauf dans les cas suivants:

  • la personne concernée par ces renseignements consent à leur divulgation; si cette personne est mineure, le consentement peut également être donné par le titulaire de l’autorité parentale;
  • au Directeur des poursuites criminelles et pénales s’il le demande;
  • en situation d’urgence mettant en danger la vie, la santé ou la sécurité de la perosnne concernée.

Qu’est-ce qui est confidentiel?

Dans un document, les renseignements qui concernent une personne physique et permettent de l’identifier sont considérés comme personnels et confidentiels. Ainsi, une fiche d’inscription et une fiche médicale sont des documents personnels confidentiels.

icones_portevoix.png  Le nom d’une personne n’est pas un renseignement personnel, sauf lorsqu’il est mentionné avec un autre renseignement la concernant. Cela signifie qu’il est possible de faire des listes de participants, en s’assurant d’enlever les informations qui pourraient être jugées personnelles et confidentielles (adresse, fiche médicale, etc.). (Article 56).

Il est bien important de noter qu’un organisme public ne peut pas communiquer un renseignement personnel sans le consentement de la personne concernée, sauf :

  • à une personne à qui cette communication doit être faite en raison d’une situation d’urgence mettant en danger la vie, la santé ou la sécurité de la personne concernée (article 59);
  • en vue de prévenir un acte de violence, dont un suicide, lorsqu’il existe un motif raisonnable de croire qu’un danger imminent de mort ou de blessures graves menace une personne ou un groupe de personnes identifiable (article 59.1).

Un organisme public peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer un renseignement personnel à toute personne ou à tout organisme si cette communication est nécessaire à l’exercice d’un mandat ou à l’exécution d’un contrat de service ou d’entreprise confié par l’organisme public à cette personne ou à cet organisme. (article 67.2)

Si une municipalité, qui a confié en sous-traitance le camp de jour municipal à un OBNL, gère elle-même les inscriptions, elle pourra transférer les renseignements personnels à cet OBNL parce que ces transferts soient nécessaires à l’exécution des activités. Pour ce faire, la municipalité doit avoir un contrat écrit ainsi qu’obtenir un engagement de confidentialité de la part de l’organisme en sous-traitance.

Questions/Réponses

Je travaille pour une municipalité. La municipalité procède aux inscriptions pour le camp de jour, pour ensuite les envoyer à l'OBNL qui est en charge de la gestion du camp. Avons-nous le droit de procéder ainsi?

Oui. Vous devez simplement avoir un contrat ou une entente écrite avec l'OBNL ainsi qu'un engagement de confidentialité de leur part.

Un organisme public doit prendre des mesures de sécurité pour assurer la protection des renseignements personnels collectés, utilisés, communiqués, conservés ou détruits et compte tenu, notamment, de leur sensibilité, de la finalité de leur utilisation, de leur quantité, de leur répartition et de leur support. (Article 63.1)

Un renseignement personnel ne peut être utilisé au sein d’un organisme public qu’aux seules fins pour lesquelles il a été recueilli. L’organisme public peut toutefois utiliser un tel renseignement à une autre fin avec le consentement de la personne concernée ou, sans son consentement, dans les seuls cas suivants (article 65.1):

  • lorsque son utilisation est compatible de façon pertinente et directe avec celle pour laquelle il a été recueilli;
  • lorsque son utilisation est manifestement au bénéfice de la personne concernée.

Avis

Cette fiche explique de façon générale le droit en vigueur au Québec et ne représente pas un avis ou un conseil juridique. Pour connaître les règles particulières à votre situation, veuillez consulter un avocat ou un notaire.