En quelques mots

La Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé a pour objectif d’établir des règles concernant des renseignements personnels sur autrui qu’une personne peut recueillir, détenir, utiliser ou communiquer à des tiers, dans le cadre de l’exploitation d’une entreprise. La Loi s’applique, peu importe le support de ces renseignements: écrits, graphiques, sonores, visuels, informatisés, etc.

Un renseignement personnel représente tout renseignement qui concerne une personne physique et permet de l’identifier (article 2).

Ce que dit la Loi

Lors de la collecte des renseignements, la personne qui les recueille doit:

  • ne recueillir que les renseignements nécessaires qui concernent le dossier, et non recueillir au hasard (article 5);
    • ces renseignements doivent être recueillis par des moyens licites;
  • recueillir les renseignements auprès de la personne concernée, sauf:
    • si celle-ci consent à la collecte auprès d’une autre personne;
    • si les renseignements recueillis auprès d’un tiers le sont dans l’intérêt de la personne concernée et qu’ils ne pouvaient être recueillis en temps opportun;
    • lorsqu’il est nécessaire de s’adresser à un tiers pour s’assurer de l’exactitude des renseignements (article 6);
  • s’assurer que les renseignements qu’elle collecte sont à jour et qu’ils demeurent à jour lorsqu’on les utilise pour prendre une décision relative à la personne concernée (article 11).

Dans le cadre d’un camp, le gestionnaire peut recueillir des renseignements personnels autant sur le participant que sur un membre du personnel, tant dans les limites et aux conditions que la Loi stipule. 

Questions/Réponses

Est-ce que je peux récolter des renseignements sur mes employés à l’aide d’une fiche santé?

Oui, car il s’agit d’une question de sécurité. Il est pertinent de savoir si les employés ont des allergies ou des problèmes de santé, non pas pour les discriminer mais pour agir en cas d’urgence. En aucun cas ces renseignements ne peuvent servir à discriminer un employé. Ainsi, il ne serait pas légal de poser des questions sur l’orientation sexuelle, le genre, etc.

Le gestionnaire doit s’assurer:

  • de prendre toutes les mesures nécessaires pour protéger les renseignements personnels (article 10);
  • de ne pas communiquer les renseignements personnels qu’il possède à moins que la personne concernée accepte de les divulguer (article 13).

Le gestionnaire peut communiquer, sans le consentement de la personne, des renseignements personnels:

  • dans une situation d’urgence, lorsque la vie, la santé ou la sécurité de la personne concernée (ou d’une autre personne) est en cause (article 18);
  • lorsque ces renseignements sont nécessaires à l’exercice de ses fonctions dans l’exploitation de l’entreprise (article 20).

Le gestionnaire, s’il communique des renseignements personnels dans le consentement de la personne, doit :

  • s’assurer que seuls les renseignements nécessaires sont communiqués;
  • inscrire une mention au dossier puisqu’il n’y a pas eu de consentement.

Hors Québec

Les organismes hors Québec qui procèdent à des inscriptions au Québec se réfèreront à l’article 17 : http://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/showdoc/cs/P-39.1

 

Questions/Réponses

Est-ce que je peux communiquer des informations de la fiche santé d’un participant à son animateur, sans demander la permission aux parents?

Oui. L’animateur a besoin de ces informations pour bien effectuer son travail et assurer la sécurité du participant. Par contre, vous ne pouvez pas communiquer la fiche santé au complet : vous devez vous assurer de communiquer UNIQUEMENT ce qui est essentiel au travail de l’animateur.

Est-ce que je peux communiquer des informations de la fiche santé d’un participant à mes employés en cuisine sans demander la permission aux parents?

Oui. L’employé en cuisine a besoin de ces informations pour bien effectuer son travail et assurer la sécurité du participant. Par contre, vous ne pouvez communiquer que les informations qui concernent la nourriture (allergies, régime alimentaire en cas de maladie, restrictions religieuses, etc.).

Renseignements sur les participants :

Il est suggéré de conserver des renseignements personnels tant que l’on en a besoin.

  • Ainsi, un camp pourrait conserver la fiche santé et la fiche d’inscription d’un participant tout le temps de son séjour. Il n’est pas dans l’obligation de détruire ces documents après le séjour, mais il doit être en mesure d’indiquer pourquoi il les conserve.
  • Il est justifié de conserver les rapports de traitement et les rapports d’accident plus longtemps. On parle ici d’un délai d’au moins trois ans, considérant qu’il s’agit du délai de prescription en cas de poursuite civile.

Renseignements sur les employés :

Il est suggéré de conserver des renseignements personnels sur un employé au moins trois ans.

icones_ampoule.png Puisque le délai de prescription en cas de poursuite civile est de trois ans, tous les documents d’un employé devraient être conservés au moins trois ans après la fin de son lien d’emploi avec l’entreprise.

Avis

Cette fiche explique de façon générale le droit en vigueur au Québec et ne représente pas un avis ou un conseil juridique. Pour connaître les règles particulières à votre situation, veuillez consulter un avocat ou un notaire.