1. Mesures préalables

2. Code de conduite à l'égard des médias

  • Personne n’est tenu de parler aux médias, peu importe les circonstances. Cela dit, si on refuse de parler aux médias, ceux-ci chercheront à combler le vide. Dans un contexte de crise ou de nouvelle négative, plus on réagit rapidement, plus vite on prend le contrôle du message.
  • Avant toute chose, discuter avec votre conseiller en communication de la stratégie à mettre en œuvre : parler aux médias ou non, à tous les médias ou à certains seulement, qui peut parler, quel sera le message, quelles seront les autres actions de communication, comment se fera la coordination, etc.
  • Dans les communications directes avec les médias, s’en tenir au message défini avec le conseiller en communication. Ne pas déroger de la ligne de conduite établie simplement pour se montrer gentil, sympathique ou optimiste avec les journalistes, ou parce qu’il a su faire tomber votre garde (c’est son métier!).
  • Garder la maîtrise du cadre des échanges : décider autant que possible du moment et du lieu de l’entrevue ou du point de presse. 
  • À défaut de dire toute la vérité, éviter en tout temps de dire des faussetés. Mentir pour protéger le camp ou ses employés risquerait de se retourner contre le camp.

3. Séquence d'intervention

Coordonnateur des opérations d’urgence (COU)   Cellule de crise  

1er dirigeant du camp
(ou son représentant désigné)

1. Tout au long du déroulement des opérations d’urgence, tenir le 1er dirigeant informé, notamment lors de changements significatifs (positifs ou négatifs) de la situation.       1. Évaluer la situation en termes d’impact public et de risques pour la réputation du camp. S’il y a lieu ou si l’intérêt médiatique se manifeste, convoquer une réunion de la cellule de crise.  
        2. Demander au coordonnateur des opérations d’urgence (COU) de faire rapport régulièrement, à une fréquence préétablie.
2. Dans la mesure du possible, participer à la première réunion de la cellule de crise et y faire rapport de la situation.   1. Tenir une première réunion, en personne ou via conférence téléphonique ou Internet.    
3. S’assurer que les rapports d’accident ou d’incident, ainsi que tous les autres rapports requis (dossiers médicaux, etc.) sont rédigés dès que l’évolution de la situation le permet.   2. Au besoin, adopter un plan d’action visant à mettre fin à la crise le plus rapidement possible, en tenant compte de la situation et des protocoles d’intervention déjà mis en œuvre.    
4. Alimenter le 1er dirigeant et la cellule de crise avec les rapports au fur et à mesure de leur disponibilité.  

3. Adopter un plan de communication précisant, pour chaque action le responsable et le moment.

  • Inclure dans le plan tous les publics cibles : participants, personnel, dirigeants et administrateurs, parents des participant, autorités gouvernementales, médias, réseaux sociaux, etc.
   
    4. Confier au conseiller en communication le mandat de rédiger les textes requis et préciser les axes de communication à respecter.    
    5. Désigner un porte-parole principal du camp auprès des différents publics.    
    6. Discuter des enjeux juridiques et convenir des lignes de conduite appropriées.    
    7. Aborder tout autre sujet approprié en lien avec la situation en cours.    
5. Participer à la réunion suivante de la cellule de crise et y faire rapport de la situation.   8. Convenir du moment de la prochaine réunion ou des jalons critiques qui pourraient exiger une nouvelle réunion d’urgence.   Coordonner l’exécution des décisions de la cellule de crise et réaliser les tâches qui lui ont été assignées 
        Donner des directives au réceptionniste du camp sur la façon de réagir auprès des médias et des différents publics susceptibles de communiquer avec le camp 
       

4. Avez-vous été désigné comme porte-parole principal du camp?

OUI

  • S’adresser aux différents publics aux moments convenus et transmettre les messages prévus à l’aide des outils préparés par le conseiller en communication.

NON

  • Assister le porte-parole principal dans ses tâches.
     9. Au besoin, se réunir à nouveau pour faire le point sur la situation.   5. Effectuer tous les suivis requis auprès de la cellule de crise ou de ses membres.
    10. Faire le bilan des actions réalisées, des actions prévues mais pas encore exécutées, et corriger les plans d’action et de communication en fonction de l’évolution de la situation.    6. Aviser l’assureur du camp, les autorités réglementaires concernées et l’Association des camps du Québec ou toute autre association sectorielle concernée.
    11. Convenir du moment de la prochaine réunion ou de jalons critiques qui pourraient exiger une autre réunion.    
   

12. Tenir une autre réunion pour faire le bilan, donner les dernières consignes et désigner la personne qui rédigera le rapport au nom de la cellule.

  • Aviser au besoin le courtier d’assurance ou l’assureur du camp
  • Aviser les autorités règlementaires concernées;
  • Aviser l’Association des camps du Québec ou toute autre association sectorielle concernée;
   
   

13. Afin de documenter la gestion de l'événement survenu et d’améliorer le présent protocole de gestion de crise en vue d’un nouvel évènement, désigner l’un des membres de la cellule qui rédigera un rapport de gestion de la cellule de crise.

  7. Dans le but de soutenir les membres de la cellule de crise qui pourraient en avoir besoin, mettre à exécution le Protocole de débreffage.